Privacy Policy | Johns Select

PRIVACYVERKLARING VOOR FACEBOOK-LEADFORMULIEREN EN E-MAILMARKETINGLaatst bijgewerkt: 10 september 20261. Wie zijn wij?HONG KONG KHILET INTERNATIONAL TRADING CO., LIMITED is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die onder deze privacyverklaring worden verwerkt. Johns Select wordt in deze verklaring als merknaam gebruikt.Bedrijfsadres:
PLAZA 1008 TAI NAN WEST ST LAI CHI KOK HONG KONGE-mail:
[email protected]2. Waarop is deze verklaring van toepassing?Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer je:• een Facebook- of Instagram-leadformulier van Johns Select invult;
• informatie over onze producten aanvraagt;
• toestemming geeft voor marketingberichten;
• via e-mail, WhatsApp of een van onze medewerkers contact met ons opneemt naar aanleiding van een formulier;
• later klant wordt en wij je gegevens nodig hebben voor een bestelling of klantenservice.Meta verwerkt bepaalde gegevens daarnaast volgens het eigen privacybeleid van Meta.3. Welke gegevens verzamelen wij?Afhankelijk van wat je invult, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:• je naam;
• je e-mailadres;
• je telefoonnummer;
• je land, woonplaats en eventueel adresgegevens;
• je taalvoorkeur;
• je productinteresse;
• je antwoorden en opmerkingen in het formulier;
• het Facebook- of Instagram-leadnummer, formuliernummer en paginanummer;
• de datum en het tijdstip waarop het formulier is verzonden;
• de bron van de aanvraag of advertentie;
• je keuze om wel of geen marketing-e-mails te ontvangen;
• de tekst en versie van de toestemmingsverklaring die aan je is getoond;
• gegevens over onze communicatie, bestellingen en klantenservice.Wij vragen je om geen gevoelige persoonsgegevens, zoals medische, politieke of religieuze informatie, in een vrij tekstveld te plaatsen.4. Waarom verwerken wij je gegevens?Wij gebruiken je gegevens voor de volgende doeleinden:• om je aanvraag te beantwoorden;
• om contact met je op te nemen over producten waarin je interesse hebt;
• om je aanvraag in ons klantenbeheersysteem te registreren en aan een medewerker toe te wijzen;
• om bestellingen, betalingen, levering en klantenservice te beheren;
• om fraude, misbruik en technische problemen te voorkomen;
• om je marketing-e-mails met aanbiedingen en productnieuws te sturen, maar uitsluitend wanneer je daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven;
• om je toestemming, weigering, afmelding of bezwaar vast te leggen;
• om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en onze rechten te beschermen.De verwerking voor het beantwoorden van een door jou ingediende aanvraag is gebaseerd op jouw verzoek, eventuele stappen vóór het sluiten van een overeenkomst en ons gerechtvaardigde belang om aanvragen correct te behandelen.De verwerking voor bestellingen en klantenservice is gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst en, waar van toepassing, wettelijke verplichtingen.E-mailmarketing aan nieuwe leads is gebaseerd op jouw uitdrukkelijke toestemming.5. MarketingtoestemmingJe kunt het formulier ook indienen wanneer je geen marketing-e-mails wilt ontvangen. Een weigering heeft geen invloed op het beantwoorden van je aanvraag.Als je toestemming geeft, kan Johns Select je per e-mail aanbiedingen, productnieuws en andere commerciële informatie sturen.Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken:• via de afmeldlink in iedere marketing-e-mail; of
• door een e-mail te sturen naar [email protected].Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Na een afmelding kunnen wij een minimaal afmeldingsrecord bewaren om te voorkomen dat je opnieuw marketing ontvangt.6. Met wie delen wij gegevens?Wij kunnen persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk, delen met:• bevoegde medewerkers en verkopers van Johns Select;
• Meta, als aanbieder van Facebook- en Instagram-leadformulieren;
• Make, voor de beveiligde overdracht en automatisering van formuliergegevens;
• Brevo, voor contactbeheer, marketing-e-mails en afmeldingen;
• onze JohnsOrders CRM-, hosting-, beveiligings- en technische dienstverleners;
• WhatsApp of andere communicatieaanbieders wanneer dit kanaal voor het beantwoorden van je aanvraag wordt gebruikt;
• betalings-, logistieke en e-maildienstverleners wanneer je klant wordt;
• professionele adviseurs of bevoegde autoriteiten wanneer dit wettelijk noodzakelijk is.Deze partijen mogen gegevens alleen verwerken voor de afgesproken doeleinden of volgens hun eigen wettelijke verplichtingen.Wij verkopen je persoonsgegevens niet.7. Internationale doorgifteOnze onderneming is gevestigd in Hongkong. Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken in Hongkong, de Europese Economische Ruimte, de Verenigde Staten of andere landen.Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, nemen wij redelijke technische, organisatorische en contractuele maatregelen. Waar wettelijk vereist, maken wij gebruik van passende waarborgen die door onze dienstverleners beschikbaar worden gesteld.8. Hoe lang bewaren wij gegevens?Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.De bewaartermijn wordt onder andere bepaald door:• de duur van je aanvraag of klantrelatie;
• de datum van ons laatste betekenisvolle contact;
• de noodzaak om bestellingen, betalingen of leveringen te administreren;
• wettelijke boekhoud- en bewaarplichten;
• de noodzaak om toestemming, afmeldingen, bezwaren en klachten te kunnen aantonen;
• toepasselijke verjaringstermijnen en de bescherming tegen fraude of juridische claims.Gegevens van leads die geen klant worden, worden periodiek beoordeeld en verwijderd of geanonimiseerd wanneer zij niet langer nodig zijn. Afmeldings- en suppressiegegevens kunnen langer worden bewaard om ongewenste marketing te voorkomen.9. Jouw rechtenAfhankelijk van de toepasselijke wetgeving kun je verzoeken om:• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van je gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van bepaalde gegevens;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• onmiddellijke beëindiging van verwerking voor direct marketing;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.Je kunt een verzoek sturen naar [email protected]. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van het land waar je woont. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.10. Geautomatiseerde besluitvormingWij gebruiken je gegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen voor je hebben.Ons systeem kan een aanvraag automatisch registreren, duplicaten herkennen, marketingtoestemming vastleggen en de aanvraag aan een medewerker toewijzen. Een medewerker behandelt het verdere contact.11. MinderjarigenOnze leadformulieren en marketingcommunicatie zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen via deze formulieren.12. BeveiligingWij gebruiken redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, wijziging en openbaarmaking.Geen enkele internet- of opslagsysteem kan echter absolute veiligheid garanderen.13. WijzigingenWij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie en wijzigingsdatum worden op deze pagina gepubliceerd.14. ContactVoor vragen, verzoeken of klachten over privacy kun je contact opnemen met:HONG KONG KHILET INTERNATIONAL TRADING CO., LIMITEDPLAZA 1008 TAI NAN WEST ST LAI CHI KOK HONG KONGE-mail: [email protected]PRIVACY NOTICE FOR FACEBOOK LEAD FORMS AND EMAIL MARKETINGLast updated: 10 September 20261. Who are we?HONG KONG KHILET INTERNATIONAL TRADING CO., LIMITED is the controller responsible for the personal data processed under this Privacy Notice. Johns Select is used as a brand name in this notice.Business address:
PLAZA 1008 TAI NAN WEST ST LAI CHI KOK HONG KONGEmail:
[email protected]2. What does this notice cover?This Privacy Notice applies when you:• submit a Johns Select Facebook or Instagram lead form;
• request information about our products;
• choose whether to receive marketing communications;
• contact us by email, WhatsApp or through one of our representatives after submitting a form;
• later become a customer and we need your information for an order or customer service.Meta also processes certain information under Meta’s own privacy policy.3. What information do we collect?Depending on the information you submit, we may process:• your name;
• your email address;
• your telephone number;
• your country, city and, where applicable, address information;
• your language preference;
• your product interests;
• answers, comments and messages submitted through the form;
• Facebook or Instagram lead, form and page identifiers;
• the date and time the form was submitted;
• the source of the enquiry or advertisement;
• your choice to accept or refuse marketing emails;
• the wording and version of the consent notice shown to you;
• records relating to our communications, orders and customer service.Please do not submit sensitive personal data, such as medical, political or religious information, in a free-text field.4. Why do we process your information?We process personal data to:• respond to your enquiry;
• contact you about products in which you have expressed an interest;
• record your enquiry in our customer relationship management system and assign it to a representative;
• manage orders, payments, delivery and customer service;
• prevent fraud, misuse and technical problems;
• send marketing emails containing offers and product news, but only when you have given explicit consent;
• record your consent, refusal, unsubscribe request or objection;
• comply with legal obligations and protect our legal rights.Processing used to answer an enquiry submitted by you is based on your request, possible steps before entering into a contract and our legitimate interest in handling enquiries properly.Processing for orders and customer service is based on the performance of a contract and, where applicable, legal obligations.Email marketing to new leads is based on your explicit consent.5. Marketing consentYou may submit the form without agreeing to receive marketing emails. Refusing marketing consent will not prevent us from responding to your enquiry.If you consent, Johns Select may send you offers, product news and other commercial information by email.You may withdraw your consent at any time:• by using the unsubscribe link in any marketing email; or
• by emailing [email protected].Withdrawal does not affect processing carried out lawfully before consent was withdrawn. After you unsubscribe, we may retain a minimal suppression record to ensure that further marketing emails are not sent to you.6. Who receives your information?Where necessary, we may share personal data with:• authorised Johns Select employees and sales representatives;
• Meta, as the provider of Facebook and Instagram lead forms;
• Make, for secure transfer and automation of form information;
• Brevo, for contact management, marketing emails and unsubscribe processing;
• our JohnsOrders CRM, hosting, security and technical service providers;
• WhatsApp or other communication providers when used to respond to your enquiry;
• payment, logistics and transactional email providers if you become a customer;
• professional advisers or competent authorities when legally required.These recipients may process information only for the agreed purposes or in accordance with their own legal obligations.We do not sell your personal data.7. International transfersOur company is established in Hong Kong. Some service providers may process personal data in Hong Kong, the European Economic Area, the United States or other countries.When personal data is transferred internationally, we use reasonable technical, organisational and contractual measures. Where required by law, we rely on appropriate safeguards made available by our service providers.8. How long do we retain information?We retain personal data only for as long as necessary for the purpose for which it was collected.Retention is determined by factors including:• the duration of your enquiry or customer relationship;
• the date of our last meaningful contact;
• the need to administer orders, payments or deliveries;
• legal accounting and record-keeping duties;
• the need to demonstrate consent, unsubscribes, objections and complaints;
• applicable limitation periods and the prevention of fraud or legal claims.Information relating to leads who do not become customers is periodically reviewed and deleted or anonymised when it is no longer required. Unsubscribe and suppression records may be retained for longer to prevent unwanted marketing.9. Your rightsSubject to applicable law, you may request:• access to your personal data;
• correction of inaccurate or incomplete information;
• deletion of your information;
• restriction of processing;
• portability of certain information;
• objection to processing based on legitimate interests;
• immediate cessation of processing for direct marketing;
• withdrawal of previously given consent.Requests may be sent to [email protected]. We may request additional information to verify your identity.You also have the right to complain to the data protection authority in the country where you live. In the Netherlands, this is the Autoriteit Persoonsgegevens.10. Automated decision-makingWe do not use your information for decisions based solely on automated processing that produce legal or similarly significant effects.Our systems may automatically register an enquiry, identify duplicates, record a marketing choice and assign the enquiry to a representative. Further contact is handled by a person.11. ChildrenOur lead forms and marketing communications are not intended for anyone under 18. We do not knowingly collect children’s personal data through these forms.12. SecurityWe use reasonable technical and organisational measures to protect personal data against loss, misuse, unauthorised access, alteration and disclosure.No internet transmission or storage system can guarantee absolute security.13. ChangesWe may update this Privacy Notice when our services, systems or legal obligations change. The latest version and revision date will be published on this page.14. ContactFor questions, requests or complaints concerning privacy, contact:HONG KONG KHILET INTERNATIONAL TRADING CO., LIMITEDPLAZA 1008 TAI NAN WEST ST LAI CHI KOK HONG KONGEmail: [email protected]

• X
• Instagram
• Ko-fi
• Email